Nur 22 Prozent der Unternehmen haben klare Arbeitsanweisungen für die E-Mail-Kommunikation. Dieses Ergebnis offenbart eine Befragung im Rahmen des vom Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr entwickelten E-Mail-Management Ratgebers.
Um die Voraussetzungen und die Stellhebel für ein professionelles E-Mail-Management zu verdeutlichen, haben die Projektpartner ECC Handel, IHK Zetis und IT-Akademie Mainz im Rahmen des vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) geförderten Projekts „KMU-orientiertes E-Mail-Management“ einen Online-Ratgeber entwickelt. Dieser gibt den – bisher bereits 4.500 – Teilnehmern nach Beantwortung von 12 kurzen Fragen einen Überblick über die Erfüllung organisatorischer, technischer und rechtlicher Anforderungen an das E-Mail-Management und leitet individuelle Handlungsanleitungen ab.
Bei den bisherigen Teilnehmern des Online-Ratgebers zeigt sich, dass insbesondere organisatorische Arbeitsanweisungen von den meisten Unternehmen vernachlässigt werden. So geben lediglich 22 Prozent der Unternehmen klare Regeln für den Antwortzeitraum sowie die inhaltliche und formale Gestaltung von Antwort-E-Mails vor. Weitere 18 Prozent setzen dies nur für einzelne Teilbereiche der E-Mail-Kommunikation ein. Der größte Anteil von 60 Prozent gibt jedoch keine Regeln vor oder ist sich existierender Vorgaben nicht bewusst.
Zusatzinformationen in einem kostenlosen Leitfaden
Über die kompakt formulierten Richtlinien des Online-Ratgebers hinaus wird den Teilnehmern auch ein ausführlicher und kostenloser Leitfaden mit detaillierten Informationen zum Thema E-Mail-Management zur Verfügung gestellt. Mit Hilfe dieses Leitfadens können Unternehmen ihr bisheriges E-Mail-Management analysieren und etwaigen Änderungsbedarf erkennen.
Unter www.emr.zetis.de kann jeder kostenlos ein Beratungswerkzeug nutzen, das es ermöglicht, in wenigen Schritten eine kostenlose und neutrale Einstiegsberatung zum professionellen Umgang mit E-Mails zu erhalten. Darüber hinaus bietet das Programm grundlegende Informationen darüber, was E-Mail-Management bedeutet und welche Mindeststandards beachtet werden müssen
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Das Ergebnis zeigt auf, wie gut das Unternehmen in Bezug auf technische, organisatorische und juristische Anforderungen im Umgang mit E-Mail-Kommunikation aufgestellt ist und stellt somit eine Standortbestimmung mit Handlungsempfehlungen dar. Diese Seite ist ein Service des Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr, einer Fördermaßnahme des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi).
